Über die Schwierigkeit, Begeisterung für Prozesse zu schulen – Teil 2: Praxis
In Teil 1 ging es um die Besonderheiten der Erwachsenenbildung und um die Bedeutung affektiver Lernziele. In diesem Teil möchte ich einige konkrete Tipps zur Gestaltung und Präsentation von Prozessschulungen geben.
Tatsächlich resultiert die mangelnde Begeisterung für Prozessschulungen nicht zwangsläufig aus dem ungeliebten Inhalt. Oft ist es eher eine Frage der Form. Möglicherweise ist die Darbietungsform nicht publikumsgerecht oder die Inhalte sind nicht für die Zielgruppe aufbereitet. Für den Schulungsteilnehmer ist möglicherweise kein direkter Bezug zur eigenen Arbeitsleistung erkennbar und leider ist nicht jeder gute Qualitätsmanager auch ein guter Trainer.
Hier helfen einige Grundregeln des Präsentierens.
Folien sind keine Hand-Outs
Einer der verbreitetsten Fehler besteht darin, Folien mit Text zu überfrachten. Der Grund dafür ist oft ganz einfach. Man möchte ja, dass die Teilnehmer später noch einmal alles nachlesen können. Die Folien sollen also gleichzeitig als Hand-Out und möglicherweise sogar zum Selbststudium dienen. Es ist natürlich nicht verboten, Folien auch als Hand-Out einzusetzen. Schließlich hat der Ansatz den großen Vorteil, dass man nicht beides pflegen muss. Allerdings sollte man sich darüber im Klaren sein, dass die didaktische Wirkung leidet. Schon allein die Bleiwüste schreckt ab.
Hier hilft es oft schon, den Text ein wenig einzudampfen. Es gibt keine Regel, wonach auf Folien immer ganze Sätze stehen müssen. Häufig lässt sich mit Stichworten die gleiche Information vermitteln. Für die Vollversion gibt es ja schließlich noch die Arbeitsanweisung, deren Inhalte in der Schulung vorgestellt werden.
Die Form wahren
Dieser Punkt bezieht sich nicht etwa auf das Verhalten des Vortragenden, sondern auf die Qualität der Folien. Die Bedeutung derselben wird häufig unterschätzt. Tippfehler, uneinheitlich Formate, unleserlich kleine oder von Grafiken halb verdeckte Texte schmälern die Akzeptanz der Schulung als Ganzes beträchtlich. Wenn sich der Trainer mit dem Thema schon keine Mühe gibt, kann es ja so wichtig nicht sein… Aber auch harmlos wirkende Animationseffekte können störend wirken. Text, der von oben eingeflogen kommt oder Folienübergänge, welche die volle Kreativität der PowerPoint-Programmierer zur Schau stellen, lenken vom eigentlichen Thema ab.
Meine Tipps: Achten Sie auf die Form, akzeptieren Sie keine Texte unter 16 pt und gehen Sie sparsam mit Animationseffekten um.
Visualisieren
Wann immer es möglich ist, greifen Sie auf grafische Darstellungen zurück! Abläufe lassen sich als Flowcharts darstellen. Items im ALM-Werkzeug sind in der Regel an einem Icon erkennbar. Aktionen lassen sich bildlich darstellen. Denken Sie sich eine Reihe von Symbolen aus und verwenden Sie diese durchgängig in Ihren Schulungen. Auf meinen Folien steht das Zahnrad immer für „automatisiert“ und die Waage für „abwägen“. Achten Sie auch darauf, dass der Zuhörer immer den roten Faden behält. Ich greife gerne auf eine bildliche Agenda in Form einer Landkarte oder eines Weges zurück.
Allerdings ist es wichtig, dass die Bilder eine Bedeutung haben. Es geht nicht darum, den Hintergrund der Folien hübscher zu gestalten, sondern darum, die Zuhörer über verschiedene Kanäle anzusprechen.
Teilnehmer- statt Inhaltsorientierung
In der Pädagogik spricht man davon, dass die Teilnehmer die Lernsituation erzeugen sollten. Das bedeutet, dass Schulungsinhalte nicht einfach nur trocken präsentiert werden, sondern gemeinsam mit den Teilnehmern ausgearbeitet werden sollten. Zugegebenermaßen ist dies bei Prozessschulungen schwierig. Dennoch lassen sich auch hier Diskussionen einbauen. Versuchen Sie auch einmal, zwischen Flipchart und Folien zu alternieren. Lassen Sie die Teilnehmer Kärtchen schreiben und selbst an die Wand pinnen. Es macht einen enormen Unterschied, ob man mit den Leuten arbeitet oder ob man ihnen etwas „vorkaut“. Schließlich wollen wir ja Stufe 3 der affektiven Lernziel-Skala erreichen. Die Mitarbeiter sollen von dem überzeugt sein, was sie tun. Und was ist überzeugender als das, was man gerade eben selbst gesagt hat?
Inhalte für die Zielgruppe aufbereiten
Eine der besten Prozessschulungen, die ich je gehört habe, begann damit, dass wir ein ausgedrucktes Blatt vorgelegt bekamen. Auf diesem Blatt stand eine tabellarische Zusammenfassung, welche Teile des Qualitätsmanagement-Handbuchs für welche Rolle welche Bedeutung hat. Es gab drei Stufen: „wissen, wo’s steht“, „verstanden haben“ und „auswendig können“. (Hier finden wir die kognitiven Stufen aus Teil 1 wieder.) Selbstverständlich müssen alle wissen, wo die generellen Regeln stehen, doch nur Entwickler und Testautomatisierer müssen den Teil über Code-Reviews auswendig können.
Diese Matrix hatte einen wunderbaren Effekt. Statt sich über den „unnützen Kram“ aufzuregen, hatten alle Teilnehmer den Eindruck, ernst genommen zu werden. Hier hatte sich offensichtlich jemand darüber Gedanken gemacht, wie unsere wertvolle Zeit sinnvoll genutzt werden sollte. Die Schulung bestand dann aus einer allgemeinen Übersicht. Für die Spezialthemen gab es eigene Veranstaltungen mit kleinerem Teilnehmerkreis.
Das Beispiel spricht für sich. Je besser die Inhalte an die Zielgruppe angepasst sind, desto größer wird die Akzeptanz sein. „Alte Hasen“, die nur ein kurzes Update bezüglich der Änderungen im Prozessablauf benötigen, sollten nicht gemeinsam mit „Neulingen“ geschult werden, denen man alles im Detail erklären muss. Natürlich macht die zielgruppengerechte Aufbereitung der Schulung zusätzlich Arbeit. Diese zahlt sich jedoch aus!